Wordの校閲機能

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Wordの校閲機能

Wordで、一つの文書を複数の人で作成する場合、校正機能を使うとお互いで修正箇所を確認できるので便利です。
今回は校閲タブにある「コメント」と「変更履歴の記録」についてご紹介します。

文中の言葉に対してコメントをいれる場合

校閲タブにある「新しいコメント」を使います。

校閲タブを選択する

コメントを入れたい箇所をドラッグ(クリックした状態で引っ張る)で範囲指定して、

コメントを入れたい場所を選択する
「校閲」タブから「新しいコメント」をクリックします。
新しいコメントを選択する
コメントを入れたい場所を選択して「新しいコメント」をクリックすると、コメント欄が挿入されました。
コメントが挿入されました
挿入されたコメント欄をクリックするとカーソルが移るので、修正ポイントや注意点などの伝達事項を自由に記入することができます。

コメントを見た人の対応

コメント機能は、一方的なものではありません。コメントを見た人が、それに対してどのように対処したかを返信することができます。
コメント欄にカーソルを合わせると下の方に、「返信」のボタンが表示されるのでクリック。返信コメントの入れ方
元のコメントの下に返信用のコメント欄が表示されますので、ここに元のコメントに対する対応(「変更しました」「修正しました」「先方からの依頼でこちらの内容に変更になりました」など)を記載することができます。
返信のコメントが入りました

コメントが挿入された箇所を修正する場合は、変更履歴を使う

コメント機能をは本文を変更せずに指示を出したり、その結果を記録したりすることができるのがメリットですが、注意が必要なところもあります。それが修正の方法です。
コメントが挿入された箇所を修正すると、
修正の方法
コメントまで消えてしまうんですね。
修正するとコメントが消える

「変更履歴の確認」

「変更履歴の記録」を選択して、文中の修正したい箇所に修正をいれていきます。
変更履歴の確認
修正箇所を確認して「承認」を選択すると
承認を選択する
変更内容が反映されます。そして自動的に次の変更箇所へカーソルは移動していきます。
入力内容が反映される
「変更履歴とコメントの表示」⇒「吹き出し」⇒「変更履歴を吹き出しに表示」とすると変更する前の情報を確認することができます。
変更する前のコメントを確認する

まとめ

複数人で一つの文書を作成する場合、「コメント」を利用することで文中に注意点などのコメントを入れることができます。「変更履歴の記録」を使うと修正の内容や履歴を確認しながら、文書を修正することができるので便利です。

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大安吉日
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