会議の進め方

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ファシリテータ研修を受講しました

ファシリテーターとは、会議やミーティングで議題に沿って発言内容を整理したり、効果的に進む
ように発言を促したり、司会進行役だけではなく、順調に進行するよう全体に働きかける役割を担う人です。
そしてその役割を発揮するには中立的な立場にあり、意思決定の権限がない人が行うことが理想と
言われています。

研修が始まった時、講師の方が
「これまで学校や職場で会議やミーティングを効率的に進めるやり方を教えてもらったことのある人はいますか?」と参加者に問いかけました。手を挙げる人は誰もいません。
振り返って考えると会議やミーティング、さまざまな機会で行われますが、効率的に進めるやり方は教わったことはなく、漠然と司会者が議事を進めていっています。

苦い思い出

「会議の進め方」私には苦い思い出があります。
学生時代参加していたサークルでのイベントで取りまとめ役になったことがあります。
準備のため学生スタッフを集めイベントに向けての話し合いを始めた矢先、参加した一人から
「話し合いを進める前にイベントの目的、この話し合いで求めることを取りまとめ役である森さんがまず伝えないと。参加している人は話をする方向がわからなくなるよ」と言われたことです。
初めての役回りで何をどうすればいいかわからず、おろおろして、とにかく議案を決めてしまわねばと焦る私に、ビシッとまずは目的を共有して目指すゴールを決めて取り組むことと教えてもらった体験です。

会議の現状

研修では参加者同士で、よくある会議の現状、問題点を書き出していきました。
「意見がでない」「発言しづらい」「資料がない(直前に渡される)」「時間通りに始まらない/
終わらない」「形骸化されている(形ばかりで内容がない)」・・・
書き出した問題点を見ていくと、効率のよい会議をするには「事前準備」「発言しやすい場作り」「参加者の合意形成、結論」「振り返り(議事録)」がポイントとなります。
このポイントはファシリテーターの役割とも重なる点が多くありました。

ファシリテーターの役割

・事前準備 会議の開催予定日時や目的を参加予定者と共有することが大切です。
・発言しやすい場つくり
随時アイスブレークを入れたり、会議中の発言が心理的に安全で安心して行える場となるよう、
会議を始める前に参加者に守ってほしいルール(グランドルール)を決めるのも良いでしょう。
グランドルールの一例
「発言を否定しない」「発言は最後まで聞く」「立場を忘れる」「時間を守る」・・・など
・全員の発言をまとめて結論への手助けをする
ホワイトボードなどで会議中の発言やアイデアを記録し(※)、意見をまとめたり整理することによって結論へ導きます
※会議の振り返り、次回へつなげるための議事録の作成も重要です。

会議の進行役を任されたとき、ファシリテーターとしての役割を意識すると、今より効果的、
生産性のある時間になります。

まとめ

会議やミーティングを行う時は中立的な立場で、発言しやすい場作りや合意形成を促す
ファシリテータによる進行が効果的です。
会議は参加者×時間という時間を使います。
同じ時間を使うのならば、効率良く、効果的に時間を使いましょう。

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大安吉日
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